Wim van Hennekeler

Outsourcing en innovatie: gaat dat samen?

Outsourcing en innovatie: gaat dat samen?

Het is een veelgehoorde klacht bij outsourcingscontracten. Innovatie wordt er niet makkelijker op. Eerder moeilijker. Het gevoel daarbij is vaak: eerst hadden we onze handen vrij voor innovatie op IT-gebied, maar ook breder bij bijvoorbeeld innovatie van business modellen. Maar sinds we aan een contract gebonden zijn met de supplier waaraan we onze IT hebben uitbesteed, is dat een stuk lastiger. Een herkenbaar beeld in veel bedrijven.

 

Het contract met de outsourcing partner is daarbij niet ingegeven door doelstellingen op innovatiegebied, maar vooral door de wens om kosten te reduceren in grotere volumes. Daarbij is nadrukkelijk naar prijs gekeken als criterium voor de keuze van de partner. Begrijpelijk, maar bij innovatie werkt het anders: het doel is niet kosten te besparen al moet ook innovatie kosten efficiënt blijven. Maar innovatie vergt juist investeren en gaat bovendien in eerste instantie niet om grote volumes. Hoe voorkom je dat outsourcing negatief uitpakt voor innovatie? Door het slim aan te pakken kan outsourcing juist een flinke stimulans voor innovatie geven. Een paar tips. 

Top line 

De eerste stap naar outsourcing die innovatie wél de wind in de zeilen geeft, begint al voordat partijen worden uitgenodigd om mee te doen aan de tender. De projectorganisatie aan de kant van het uitbestedende bedrijf wordt vaak traditioneel ingericht met mensen die met name een inkoop-achtergrond hebben. Daarnaast worden juristen en andere professionals betrokken, van binnen of van buiten. In het document dat wordt opgesteld als briefing aan potentiele outsourcing partners wordt de nadruk gelegd op de kostenreductie die het bedrijf met de uitbesteding wil bereiken. KPI’s waaraan men denkt hebben daar met name betrekking op. Bijvoorbeeld: reductie van de Total Cost of Ownership met x %. 

Als de uitbestedende partij op deze manier het outsourcing traject start, is er vanuit een oogpunt van innovatie in feite al een valse start gemaakt die in de loop van het traject moeilijk ongedaan gemaakt kan worden. Men heeft het namelijk alleen met bottom-line doelstellingen voor de ogen opgezet. Wie niet alleen aan de bottom-line maar ook aan de top line denkt, komt vrijwel automatisch bij innovatie uit als een cruciaal onderwerp dat in het contract afgedekt moet worden. Kenmerkende vragen zijn dan bijvoorbeeld: wat willen we bereiken in termen van groei? Hoe gaan we dit in het contract stimuleren? Hoe kunnen we zowel de meer fundamentele doorbraak-innovatie verbeteren als incrementele innovatie, bijvoorbeeld op het gebied van application development? Dit vergt aan de kant van de opdrachtgever wel een andere projectorganisatie, een andere mindset en een bredere set doelstellingen dan een traditioneel, door inkopers en juristen gedomineerd proces. Die laatsten blijven belangrijk maar ze moeten wel gezelschap krijgen van mensen die veel meer op de top line gericht zijn. 

Co-innoveren 

Een ander belangrijke manier om innovatie in outsourcing succesvoller te maken, is het stimuleren van gezamenlijk innoveren. Veel outsourcingsrelaties zijn nog altijd traditionele klant-leverancier relaties, 

waarbij de contractpartij gedurende een afgesproken partij diensten aan de klant levert. Zo’n traditionele positionering werkt evenmin mee bij innovatie. Over co-innoveren kun je van tevoren duidelijke afspraken maken. Het contract moet daar dan de mogelijkheid en flexibiliteit voor bieden. Dit houdt veel meer een peer-to-peer relatie in bij innovatie dan een onderschikkende klant-leverancier relatie. Ook hiervoor kunnen duidelijke afspraken gemaakt, bijvoorbeeld over het vervolg-gebruik van innovatieve toepassingen en hoe je de intellectual property regelt. Ook gezamenlijke faciliteiten, platforms of marktinitiatieven behoren tot de mogelijkheden. Maar je moet deze opties wel van tevoren bespreken en contractueel de eventuele mogelijkheden daarvoor vastleggen. 

Innoveren met derden 

De gig economy wordt steeds belangrijker. Daarin maken bedrijven slimme keuzes over met wie ze bij welke initiatieven samenwerken, ook als dat specialisten of start-ups zijn die heel anders (of: veel minder) georganiseerd zijn. Daardoor worden de grenzen tussen organisaties steeds brozer. Zij werken meer in ecosystemen. Dit geldt zeker voor innovatie. Zowel op IT-gebied als in breder verband is het verstandig om bij innovatie slimme keuzes te maken over met welke partners samen te werken. Dit zijn nooit standaardkeuzes. Bij het ene onderwerp biedt de ene partij de meeste toegevoegde waarde, bij het ander een andere partij. 

Ook op dit gebied vormen nogal wat outsourcingscontracten een obstakel. De samenwerking wordt exclusief aan de outsourcingspartij voorbehouden. Toch is het vaak in het belang van zowel de opdrachtgever als de outsourcing partner om samen slimme keuzes te maken over inbreng van expertise van derden. Bij innovatie zijn creativiteit en originele ideeën essentieel. Gebruik maken van de inzichten en ervaring van derden kan een belangrijke impuls zijn om de outsourcingsrelatie innovatief en sprankelend te houden. 

Mensenwerk 

Voor succesvolle innovatie is het dus essentieel om ook vanuit de top line en niet alleen de bottom line te denken. Ook het openen van mogelijkheden voor co-innoveren en inschakelen van derden die specifieke expertise en invalshoeken inbrengen is belangrijk. Maar toch blijft het allemaal mensenwerk. Juist bij innovatie is de ‘menselijke factor’ van groot belang. Aspecten als hoe het uitbestedende bedrijf en de outsourcing partner met elkaar willen werken en wat goed partnership voor hen inhoudt, zien we al steeds vaker als belangrijke onderwerpen op de agenda verschijnen. In sommige gevallen overigens wel met een mismatch tussen hoe in de top van de organisatie over partnership wordt gedacht in termen van gezamenlijk toegevoegde waarde creëren (‘win-win’), terwijl daadwerkelijke onderhandelingen nogal eens toch meer transactioneel getoonzet zijn (‘win-lose’). Hoe dan ook, bedrijven hechten gemiddeld meer belang aan de werkrelatie en de onderlinge vertrouwensband die ten grondslag ligt aan partnering in outsourcing. Voor innovatie is het essentieel deze werkrelatie en de onderliggende principes expliciet te maken en overeen te komen. Juist bij innovatie speelt vertrouwen een kernrol. Bijvoorbeeld het vertrouwen dat gezamenlijk tot stand gebrachte innovatie daadwerkelijk in het belang van beide partijen zal zijn. Win-win in plaats van win-lose. Daar moeten beide partijen van tevoren tijd en energie in steken. Bij de KPI’s die worden afgesproken is het daarom raadzaam niet alleen een KPI op te nemen voor de mate waarin innovatie succesvol is, maar ook voor de perceptie van belangrijke stakeholders bij beide partijen van hoe die samenwerking zich ontwikkelt. 

Wim van Hennekeler is hoofd van Cognizant Business Consulting in de Benelux.